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行政文员岗位职责说明书
岗位名称:行政专员 岗位等级:Ⅲ级 岗位编号
所属部门:办公室 直接上级:办公室主任
下属职位:无
工作目标
负责学校各项行政工作,发放、推行、监督学校各项行政规章制度的执行。
工作职责
1、 负责学校各部门的文件处理、审稿及归档工作,建立完善的文书管理目录及手册。
2、 负责学校各项规章制度文件的发放、推行、执行和追踪,维护学校各项规章制度的权威。
3、 稽查考勤记录,并统计制作出勤日报表,负责员工考勤资料、请假单、调休单的整理归档。
4、 负责学校各部门办公室的日常管理工作和综合服务工作,监督各部门的办公秩序和纪律状况,确保工作的正常有序进行,无违纪现象,确保学校后勤工作的及时到位。
5、 负责学校各项会议的准备工作,包括会议室整理、会议组织、资料准备、会前人员通知及相关提案的信息收集工作,及时做好各项会议记录,跟踪会议决定的执行及落实情况。
6、 负责做好与上级部门及横向部门之间的联络、协调、沟通工作,做好与其它外联机构(所在地司法部门、立法机构、监管机构、法律中介机构等)的沟通协调以及相关的手续办理工作。
7、 负责学校日常办公用品的库存管理,并按照学校相关规定发放办公用品,负责各部门的资料打英复印等工作,并建立相关登记保
8、 负责协助各部门主要负责人起草学校各项制度章程,并向其提出文书修改的意见和建议。
9、 负责协助学校处理各项突发事件,做好各种自然灾害的预防工作。
10、负责学校各部门及校领导办公室所属设施、设备的管理和维护工作。
11、负责汇总各部门月度、季度、年度的工作及工作总结,提交校领导审阅,并进行相关的归纳、整理。
12、负责校领导及各部门负责人出行的飞机、火车、轮船、汽车等车票的预定工作。
13、负责主管部门领导的办公室卫生清洁工作。
14、参与学校后勤、人事、绩效考核、采购等事务。
15、完成领导交办的其他工作事项。
工作联系
本部门内
办公室主任、部门其他同事
本校内机构 学校各部门及校领导 本校外机构 行政类外联机构
工作条件
工作环境:办公室
仪器、设备:计算机、打印机、复印机、日常办公用品等
职务资格
学历资格:大专以上学历、行政管理、文秘等相关管理类专业
工作经验:一年以上行政、文秘等管理工作经验
资格证书:学历证书等
知识技能
1、熟悉计算机操作,熟悉Excel、Word等办公软件操作。
2、具备一定的法律知识,具备优秀的阅读能力、文字表达能力和公文写作能力。
3、有较强的沟通协调能力、人际关系处理能力和组织能力。
4、有较强的工作责任心和上进心,工作细心谨慎,能够承受一定的工作压力。
5、具备较好的亲和力,工作积极热情,热爱本岗工作。
6、具备良好的时间管理能力以及一定的公关能力。
7、有较强的团队协作意识。
一、基本资料
岗位名:行政专员 岗位编号: 填写日期:20xx-1-1
所属部门:行政部 工资级别:工资形式:月薪制
岗位类别:操作层员工 直属上级:行政经理 职位等级
批准人: 审核人:
二、职位概要:在行政经理领导下负责公司的行政后勤事务工作,为员工创造一个整洁、便捷的工作环境
三、职位关系
直接上级人数:1
直接下级人数:无
间接下级人数:无
四、工作目标
1 办公设备的完好率90% 以上
2 不出现因办公用品短缺而引发的紧急事务耽搁现象
3 后勤维修工作的响应时间不超过24小时、复杂事务不超过一周
4 消防器材的完好率为100%
五、岗位职责
1、 负责公司考勤统计、监督及考勤机的日常维护;
2、负责公司办公区域水电、电气设备的日常管理与维修联络;
3、负责公司办公用品的申购与领用管理;
4、负责办公设备的维护、维修联络及耗材更换事务的跟进。
5、协助行政经理办理对政府、对协作单位、对管理处等外部联络事务。
6、协助行政经理办理招聘、面试等事务性工作。
7、协助前台做好接线、接待及报刊、邮件收发工作。
8、定期检查灭火器、应急灯等消防器材,保障其完好无损、灭火器在保质期内。
9、完成领导交办的其它临时性工作。
六、岗位权限
序号 项目 权重 权限: 经办 审核 批准 督导 使用文件
1 拒绝员工代打卡等徇私舞弊行为 30% √
2 拒绝推销等业务人员、陌生人员进公司 20% √
3 更换与使用各类用品 30% √
4 拒绝无关人员使用特定办公设备 20% √
七、工作联系
1 内部联系:与公司各部门、各办公室均有联系;
2 外部联系:物业管理公司、政府职能机构、协作单位
八、任职资格
1、学历及专业背景要求(含资格证书要求)
1.1 管理类专业中专以上学历
2、经验要求
2.1 两年以上制造业行政后勤工作经验;
2.2 有办公设备、用品管理、保安消防工作经验者优先;
3、技能要求
3.1 熟练使用OFFICE软件、打印机、复印机你、扫描仪等常规办公设备
3.2 有基本的水电安装维修常识与技能;
3.3 熟悉办公设备保养者优先;
4、其它要求
4.1 年龄区间:20-45岁
4.2 性别要求:男
4.3 态度:爱岗敬业、吃苦耐劳、诚实守信
九、工作环境
1 工作场所及环境:办公室内工作,环境舒适
2 工作时间:每天工作7.5小时,每周休息1.5天
3 危险性:无危险,无职业病危害
十、工资结构
工资100%=基本工资80% + 绩效工资20%
十一、绩效考核
绩效考核详见《勤联长实绩效考核暂行规定》,考核得分90分及以上,绩效工资拿100%、90分以下绩效工资按考
核得分系数乘以绩效工资基数得出。
十二、岗位发展规划
可相互轮换的岗位:人事专员
可晋升的岗位:行政主管
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